Le Programme francophone des autorités de nom prend forme

Les anglophones en ont un; les hispanophones aussi; l’Allemagne et l’Autriche gèrent également le leur ensemble. Calqué sur son équivalent anglophone, soit le Name Authority Cooperative Program (NACO), et mis sur pied par les bibliothèques universitaires du Québec, en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada et Bibliothèque et Archives nationales du Québec, le Programme francophone des autorités de nom (PFAN), régit maintenant les règles de contribution au fichier d’autorité utilisé par toutes les institutions québécoises de langue française. Le fichier d’autorité lui-même se nomme Canadiana.

« Les francophones étaient à peu près le seul groupe linguistique à ne pas avoir de fichier d’autorité commun », raconte Julie Cardinal, directrice du traitement documentaire et des métadonnées à la direction des bibliothèques de l’Université de Montréal. Ainsi, plusieurs pays (africains, notamment), suivent la France, qui a ses propres règles, tandis que la Belgique, la Suisse ou le Québec utilisent plutôt d’autres normes.

Uniformiser pour mieux trouver

Un fichier d’autorité de noms sert à normaliser, uniformiser et désambiguïser la présentation des noms d’auteurs, de créateurs ou d’organismes (associations, ministères gouvernementaux ou agences). « Quand on fait la description d’un livre dans le catalogue, c’est assez simple pour le titre, le nombre de pages, mais la forme des auteurs peut varier », explique M^me Cardinal. Par exemple, un même auteur pourrait utiliser parfois un seul nom de famille (Catherine Couturier), ou le nom de famille composé (Catherine Couturier-Laliberté), ou encore utiliser un pseudonyme (pensons seulement à Romain Gary/Émile Ajar). De plus, il arrive que plusieurs auteurs portent le même nom. Le fichier d’autorité uniformise la forme retenue et sert à désambiguïser le nom des auteurs.

Ainsi, un utilisateur qui cherche les ouvrages de Michel Tremblay pourrait tomber sur les pièces du dramaturge, mais également sur les Mémoires politiques de l’ancien maire de Rimouski… Michel Tremblay. « Notre fichier d’autorité va établir une notice avec une description des différents Michel Tremblay selon leur expertise. C’est ce que l’usager va voir; il pourra choisir celui qu’il veut, et sera sûr de tomber sur les titres qui l’intéressent », résume M^me Cardinal. La notice d’autorité va donc recenser à la fois les formes retenues et celles rejetées des auteurs individuels, mais également des noms de collectivité, de congrès, de collections, autant de points d’accès à la notice que cherche l’usager. L’usager peut alors retrouver, en utilisant par exemple une seule variante d’un nom d’auteur, tous les ouvrages associés à celui-ci (autant ceux de Romain Gary que d’Émile Ajar, pour reprendre l’exemple précédent).

Rassembler les forces

La mise en commun des fichiers d’autorités des universités québécoises était dans l’air depuis plusieurs années. « Déjà en 2010, on préconisait la mise en commun des fichiers d’autorité des universités francophones. C’est un travail très lourd, et chaque université reproduisait ce travail localement », confie M^me Cardinal.

Puis, en 2017, au moment où le Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec se dessine, Bibliothèque et Archive Canada (BAC) amorce la migration de son catalogue Amicus vers OCLC, l’organisme à but non lucratif derrière le catalogue WorldCat, de même que ses fichiers d’autorités, une référence pour les bibliothèques universitaires. « J’ai donc rejoint ma collègue à BAC pour lui proposer que les bibliothèques universitaires se joignent à BAC », raconte M^me Cardinal.

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Avec le nouveau partenariat et la mise en commun des catalogues des bibliothèques universitaires, celles-ci devaient de toute façon fusionner leurs sept fichiers d’autorités en un seul. « Pourquoi ne pas s’entendre et fusionner dans OCLC? », poursuit-elle. Puis, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a rapidement été incluse dans les discussions. « Quand on parle de fichier d’autorité en français, BAnQ est un joueur incontournable », rappelle-t-elle.

Mettre en valeur le patrimoine francophone

« La beauté du fichier collaboratif, c’est que ça va être utilisé par BAC, BAnQ, et par toutes les bibliothèques francophones universitaires québécoises. Ça va faciliter beaucoup la recherche pour les usagers francophones », confie M^me Cardinal. Ce projet favorise ainsi la mise en valeur du patrimoine francophone, et permettra aux usagers (étudiants, chercheurs et grand public) de mieux trouver ce qu’ils cherchent. Tous les types de documents et ressources électroniques utilisent ce fichier d’autorité, qui compte aujourd’hui plus de 2 millions de notices d’autorité.

Un tel programme d’uniformisation facilite également le travail des catalogueurs. « Si quelqu’un établit la forme, ce n’est pas à refaire constamment. Ça accélère le travail des catalogueurs et donc de la mise en disponibilité des titres pour les usagers », ajoute la directrice.

Grâce au partenariat entre les bibliothèques, les petites universités peuvent finalement compter sur le soutien et la collaboration des plus gros établissements. « C’est un processus rigoureux. Un catalogueur n’est pas autonome pour créer une autorité, il y a un processus de vérification à l’interne », explique M^me Cardinal. Les petites bibliothèques avec moins de personnel ne peuvent donc pas faire le travail seules. « Nous avons donc mis en place un programme de mentorat, où des universités aident les autres pour le processus », poursuit-elle.

Cette importante collaboration autour du PFAN pourrait inciter d’autres partenaires ailleurs dans la francophonie à se joindre au programme, faisant du PFAN un projet fédérateur comme l’est le NACO.