Obtenir des références : comment demander une lettre de recommandation

La rédaction d’un dossier de candidature peut sembler être l’affaire d’une seule personne, mais il est essentiel de trouver les bonnes personnes pour vous mettre en valeur. Voici quelques conseils pour vous aider à demander vos prochaines lettres de recommandation, tant pour vos études que pour vos activités professionnelles.

Qui :

Réfléchissez longuement aux personnes que vous choisirez. Connaissez-vous quelqu’un qui peut attester des qualités que vous souhaitez faire valoir? Paul Joyce, professeur et directeur du département de chimie et de biochimie de l’Université Concordia, explique que : « pour écrire une bonne lettre de recommandation, il faut avoir beaucoup de choses à dire, et donc bien connaître la personne. Les gens qui vous connaissent sont d’ailleurs plus susceptibles de relever le défi (mais pas toujours, selon le cas). Demandez à une personne qui vous a offert du mentorat ou de l’enseignement, avec qui vous avez travaillé en étroite collaboration et qui sait de quoi vous êtes capable, par exemple parce que le groupe était petit ou parce que vous avez eu l’occasion de vous rencontrer régulièrement pendant les heures de disponibilité.

Si vous devez faire valoir votre engagement communautaire, pensez à approcher votre responsable des bénévoles, votre coach, votre superviseure ou superviseur ou encore des pairs en qui vous avez confiance. Si vous postulez pour un stage ou un poste professionnel, demandez aux personnes ayant déjà supervisé votre travail de témoigner de vos capacités. Il se pourrait qu’on vous demande une recommandation provenant du milieu universitaire, c’est-à-dire d’une personne qui vous a enseigné ou qui a supervisé vos travaux de recherche. Soulignez les éléments clés de votre CV que vous souhaitez mettre en valeur et assurez-vous qu’au moins une de vos personnes répondantes peut attester de chacun d’entre eux.

Le nom d’une professeure ou d’un professeur d’expérience peut également accroitre vos chances de réussite, selon M. Joyce, qui nuance toutefois : « Vous pouvez aussi choisir une personne qui jouit d’une excellente réputation dans le milieu que son seul nom à votre dossier fera pencher la balance en votre faveur. Cependant, il est peu probable qu’elle accepte de vous écrire une lettre de recommandation si elle vous connaît peu ». Au-delà de sa notoriété, la personne choisie doit pouvoir témoigner de vos forces. Les universitaires d’expérience sont aussi plus à même de vous comparer objectivement à vos pairs. « C’est utile de pouvoir comparer votre candidature à un grand bassin de données, souligne M. Joyce. Si je n’ai supervisé que deux personnes aux cycles supérieurs, la meilleure des deux ne serait toujours que dans les 50 % supérieurs que j’ai encadrés. »

Demander une lettre de recommandation peut être stressant, surtout si vous doutez de la réponse. « Si quelqu’un vous connaît suffisamment bien pour écrire une bonne lettre, demandez-lui, dit M. Joyce. En cas de refus (il arrive par exemple que la personne soit trop occupée, qu’elle estime ne pas vous connaître suffisamment ou qu’elle ne trouve rien d’intéressant à dire sur vous), vous n’aurez rien perdu; mais si on vous dit oui, vous obtiendrez probablement une bonne lettre. Je ne vois pas pourquoi on accepterait de vous écrire une lettre de recommandation seulement pour en écrire une mauvaise, à moins de vraiment vous détester ou de vouloir mettre les autres en garde ».

Quand :

Faites votre demande de référence bien avant la date limite. Les personnes que vous choisirez sont probablement très occupées et auront besoin de temps pour rédiger une lettre réfléchie. Contactez-les dès que possible, au moins deux semaines à l’avance. Vous pourriez aussi leur envoyer un rappel poli par courriel pour veiller au respect des échéances. Sarah Turner, professeure agrégée en géographie, urbanisme et environnement à l’Université Concordia, explique : « À certaines périodes de l’année, je reçois beaucoup de demandes de lettres de recommandation. Je crains toujours d’oublier quand je cours partout et que je suis occupée. Bien évidemment, ce n’est pas mon intention. J’apprécie qu’on m’envoie des rappels, et je dis aux personnes concernées de ne pas hésiter à me relancer si elles n’ont toujours rien reçu, parce que je ne voudrais pas passer tout droit ».

Quoi :

Comment demander à quelqu’un d’écrire une lettre soulignant vos plus grandes qualités? Bien qu’il soit tentant d’envoyer un courriel rapide, M. Joyce conseille : « Faites la demande en personne, si possible. Vous mettrez ainsi un visage sur un nom et ferez bonne impression, puisque vous ne vous cachez pas derrière un courriel. » Profitez-en pour mentionner toutes les informations nécessaires, puis envoyez par courriel les lignes directrices de mise en candidature, votre CV à jour, une liste de vos réalisations sous la supervision de la personne concernée ou dans son cours (note finale, détails de votre projet scolaire, résumé de la thèse de spécialisation, etc.), sans oublier vos sincères remerciements pour le temps consacré.

M^me Turner a créé un système permettant aux étudiantes et étudiants de transmettre leurs demandes de lettres de recommandation à l’aide d’un formulaire Google, qui centralise toutes les informations pour faciliter la recherche. Le formulaire exige notamment des renseignements de base (nom complet, numéro étudiant, moyenne générale, période depuis laquelle vous connaissez la personne répondante), des précisions sur la demande (endroit où vous posez votre candidature, date limite, mode de transmission du dossier), d’autres données d’identification utiles (année et trimestre où vous avez suivi le cours, note obtenue et titre de votre travail final), ainsi que deux éléments de votre CV qui, selon vous, font de vous une bonne candidate ou un bon candidat. « Lorsqu’une personne m’envoie une demande de lettre de recommandation par courriel, je lui demande de me transmettre son CV, son relevé de notes et tous les documents connexes à sa candidature, comme une déclaration d’intérêt. Je lui demande également de remplir mon formulaire Google. C’est une bonne idée de fournir le plus de renseignements et de les rassembler en un seul endroit, indique M^me Turner. On enseigne à beaucoup d’étudiantes et étudiants et je me souviens de leur nom, mais je peux oublier le contexte exact dans lequel je leur ai enseigné ou les détails de leur travail si cela remonte à deux ou trois ans ».

Et surtout, n’oubliez pas : adressez-vous toujours à votre personne répondante poliment de manière appropriée. « Vous devriez montrer les mêmes marques de respect par écrit qu’en classe », ajoute M^me Turner. Choisissez donc avec soin le titre à employer (D_r, P^r, M., M^me, M^x, etc.).

Où :

Une fois la lettre rédigée, où est-elle envoyée? Bien souvent, la lettre ne passera pas entre vos mains – il peut être gênant pour votre personne répondante d’écrire une lettre à votre sujet en sachant que vous la lirez. Dirigez-la vers le portail en ligne, le courriel ou l’adresse postale appropriés, selon le cas. Fournissez-lui ces renseignements suffisamment d’avance pour parer à toute éventualité : les portails en ligne peuvent tomber en panne, et les envois postaux prennent du temps.

Comment :

Revirement de situation. Que faire si une personne accepte de vous servir de référence, à condition que vous rédigiez la lettre en son nom? Si cet arrangement vous convient, étudiez les lignes directrices concernant la lettre de recommandation et votre CV. Pas de panique : de nombreuses ressources en ligne peuvent vous aider à la rédiger. Réfléchissez aux traits que vous souhaitez mettre en valeur dans votre candidature. Par exemple, si vous avez effectué un stage de recherche auprès de la personne choisie, vous voudrez peut-être qu’elle souligne votre créativité, votre enthousiasme et votre souci du détail. En revanche, une ou un coach pourra témoigner de votre intégrité, de votre capacité à travailler en équipe et de votre persévérance. Ne vous sous-estimez pas, mais faites preuve d’humilité et de professionnalisme. N’oubliez pas de demander à votre personne répondante d’approuver la lettre avant l’envoi.

Enfin…

Faites un suivi! Remerciez chaleureusement votre personne répondante et tenez-la au courant du résultat. Elle sera curieuse de savoir si vous avez obtenu la bourse, la place dans le programme ou l’emploi visé. Dans tous les cas, faites-lui savoir que vous appréciez son soutien. Cultivez cette relation — qui sait, vous aurez peut-être besoin d’une autre lettre de recommandation!