Comment peaufiner le budget de votre demande de subvention

Question :
De ce que je comprends, vous vous spécialisez dans les demandes de subvention. Ma question ne portera donc pas vraiment sur la révision, mais sur l’établissement d’un budget : quel montant dois-je prévoir pour l’embauche d’un coordonnateur de recherche à temps partiel? C’est la première fois que j’ai la possibilité d’en recruter un. (sociologie)

Réponse :
Le salaire d’un coordonnateur de recherche varie de 25 dollars l’heure environ (45 000 dollars par année pour une semaine de travail de 35 heures) à plus de 40 dollars l’heure (75 000 dollars par année), selon ses compétences et ses responsabilités. Vous devez également prévoir un montant supplémentaire équivalant à environ 20 pour cent du salaire pour les frais liés à l’assurance-emploi, au Régime de pensions du Canada, aux indemnités pour les accidents de travail et à tout autre avantage social offert par votre établissement. Pour une estimation plus précise de ces frais, vérifiez si votre établissement dispose d’un outil semblable à celui de l’Université de la Colombie-Britannique (UBC).

Mais ne vous cantonnez pas à la fourchette salariale que j’estime être acceptable. Appuyez-vous sur le salaire que touchent habituellement les coordonnateurs de recherche dans votre domaine.

Quand ils examinent votre demande de subvention, les évaluateurs s’attendent à ce que votre budget ressemble à la plupart des autres budgets. Si votre budget pour vos employés est insuffisant, vous donnerez l’impression de ne pas connaître les rouages d’un projet de recherche réussi. S’il est trop élevé, votre budget semblera étrangement – gonflé.

« Les évaluateurs vérifient soigneusement si les éléments du budget sont essentiels, adéquats et directement liés à la réussite du projet, explique Sabre Cherkowski, professeure agrégée d’éducation au campus Okanagan de l’UBC et ancienne présidente du comité de sélection par les pairs en éducation pour le concours de subvention de développement Savoir du Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH). Évitez de majorer votre budget dans l’espoir d’obtenir le montant voulu à la suite des coupures des évaluateurs, ou de sous-estimer les coûts pour lui donner un caractère modéré. »

Un budget raisonnable et convenable démontre la faisabilité de votre projet de recherche. La « faisabilité » figure parmi les trois critères d’évaluation des concours Savoir du CRSH. Elle représente 20 pour cent de la note globale – elle peut donc s’avérer décisive si la concurrence est féroce.

À quels autres aspects les évaluateurs accordent-ils de l’importance?

1. Mauvaises surprises

Les mauvaises surprises s’entendent de tout élément du budget non abordé dans l’exposé de votre proposition. Vous avez calculé le salaire d’un chercheur postdoctoral dans votre budget, mais avez omis de le mentionner dans votre demande? Il s’agit d’une mauvaise surprise.

Autre exemple : les erreurs de calcul. J’en relève étonnamment souvent dans les budgets que j’examine. Comme les demandes de subventions – en particulier les demandes complexes – passent souvent entre les mains de plusieurs personnes, il est de bon usage d’affecter un membre expérimenté de l’équipe à la vérification minutieuse de toutes les cellules de la feuille de calcul. Cette étape de vérification sera facilitée si vous avez énoncé vos formules dans la justification de votre budget (calcul d’un salaire : X $/h x Y h/sem. x Z sem. = Q $ + N % pour les avantages = Total $). Une telle justification permet aussi de clarifier votre budget et de démontrer votre crédibilité.

Enfin, le dernier exemple de mauvaise surprise concerne l’ajout d’une dépense non admissible. L’ordinateur portable correspond-il à la catégorie « équipement » ou à « matériel et fournitures »? Faut-il offrir un salaire horaire à cet étudiant du cycle supérieur ou lui verser des honoraires? Seule une lecture attentive de l’appel de propositions vous permet de le déterminer. Si vous élaborez une demande de financement complexe ou participez pour la première fois à un concours donné, vous trouverez utile de consulter l’unité de soutien pour la recherche de votre campus ou d’embaucher un réviseur qui connaît bien le bailleur de fonds. Ces experts sont souvent au fait de tous les mécanismes qui sous-tendent l’appel de propositions.

2. Manque de cohérence

Veillez à ce que votre budget soit cohérent avec le reste de votre projet. La notion de « cohérence » suppose évidemment que les années de financement coïncident, par exemple, mais également que le budget et l’exposé du projet concordent sur le plan des proportions. Si votre budget de 100 000 dollars prévoit 50 000 dollars pour le tournage et le montage d’une vidéo, une bonne part de votre exposé doit servir à souligner l’importance de cette vidéo dans le contexte de votre projet.

En d’autres termes, chaque employé embauché, chaque dépense envisagée, chaque élément du budget doit favoriser l’atteinte des objectifs principaux et secondaires du projet.

Le budget semblera plus logique si vous le mettez en correspondance avec le calendrier. Si le budget porte sur cinq ans, mais que le projet est divisé en trois phases, indiquez les années entre parenthèses dans votre calendrier, et précisez les années et les phases de projet dans la justification de votre budget.

3. Omissions

L’omission d’une dépense nécessaire à la réalisation du projet donne réellement l’impression que vous ne savez pas ce que vous faites. Si la mobilisation, l’application ou la dissémination du savoir font partie intégrante du projet – c’est habituellement le cas – prévoyez le coût de ces activités dans votre budget.

Si votre demande vise l’un des trois organismes subventionnaires, n’oubliez pas d’inclure les coûts de publication dans des revues à libre accès, de manière à respecter la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications. Vous devriez envisager l’édition en libre accès même si vous ne présentez pas de demande à un bailleur de fonds national, car les articles publiés dans des revues à libre accès sont plus souvent cités que ceux qui sont publiés dans les revues payantes : « Le nombre de citations d’articles publiés dans des revues payantes est de 10 pour cent inférieur à la moyenne mondiale […], tandis que le nombre de citations d’articles en libre accès dépasse les prévisions de 18 pour cent en moyenne. » (Piwowar et coll. 2018)

Voyez à rémunérer vos collaborateurs adéquatement, surtout si le projet n’aurait pu être réalisé sans leur apport. « Quand on collabore avec des éditeurs, des étudiants, des artistes, des écrivains, des militants, il est essentiel de […] prévoir une rémunération raisonnable pour leur contribution », indique Hannah McGregor, professeure adjointe en édition à l’Université Simon Fraser et ancienne membre du comité de sélection pour le concours de subvention Connexion du CRSH.

« La question devient épineuse quand il s’agit du rôle de certains collaborateurs – dois-je inscrire cet étudiant essentiel au projet en tant que cocandidat afin que son travail de recherche soit reconnu ou l’omettre afin qu’il puisse être rémunéré à titre d’adjoint à la recherche? J’aimerais que le CRSH reconnaisse que la situation diffère d’un collaborateur à l’autre et que certains cocandidats ont quand même besoin d’être rémunérés – c’est ma bête noire à moi – mais en attendant, il incombe au candidat de tenir compte des besoins de ses collaborateurs », conclut-elle.

Enfin, si vous versez des honoraires, assurez-vous qu’ils ne couvrent pas simplement les frais de transport, de stationnement et de garderie; rémunérez les collaborateurs pour les frais qu’ils engagent, mais également pour leur expertise. Si vous consultez des aînés autochtones ou des gardiens du savoir, versez-leur des honoraires d’avocat. Le salaire que vous offrez aux aînés ne devrait pas être inférieur au salaire horaire de votre coordonnateur de recherche ou de votre chercheur postdoctoral. En plus d’être mal vu, cela pourrait provoquer une certaine lassitude par rapport à la consultation.

Par votre budget et à la justification de votre budget, vous démontrez aux évaluateurs que vous avez bien réfléchi à tout ce qu’il vous faut pour réaliser vos travaux. Un budget cohérent avec le reste de votre demande, qui ne contient aucune mauvaise surprise ni omission, témoigne de votre capacité à concrétiser votre proposition de projet.

Letitia Henville est rédactrice-réviseure universitaire indépendante pour le site shortishard.ca. Elle est titulaire d’un doctorat en littérature anglaise de l’Université de Toronto.